PRIVACY POLICY 

BKB GROEP 

BELEID AANGAANDE DIE BESKERMING VAN PERSOONLIKE INLIGTING

Voorwoord

Die BKB Groep se Beleid aangaande die Beskerming van Persoonlike Inligting (hierna verwys as “die Beleid”) is geformuleer in terme van en in ooreenstemming met die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 3 van 2014 ("POPIA"). Hierdie Beleid bevat die BKB Groep se protokolle vir die Verwerking van Persoonlike Inligting, asook die bevordering van die bewustheid van die regte van individue en regspersone wie se Persoonlike Inligting in die loop van besigheid Verwerk word.

• DEFINISIES

  • “BKB Groep” beteken BKB Beperk, 'n openbare maatskappy wat behoorlik ingelyf is ingevolge die maatskappywette van die Republiek van Suid-Afrika, met registrasienommer 1998/012435/06 en met geregistreerde kantoor te Grahamstadweg 61, Noordeinde, Port Elizabeth, met inbegrip van al sy afdelings en filiale soos gelys in Bylae 1 hiertoe.
  • “Datasubjek” beteken die Persoon wie se Persoonlike Inligting Verwerk word.
  • “Inligtingsbeampte(s) ” beteken die BKB-amptenare (gelys in Bylae 2 hiertoe) wat aangestel en geregistreer is as Inligtingsbeamptes by die reguleerder en wat verantwoordelik is om die nakoming van die wettige Verwerking van Persoonlike Inligting deur die BKB Groep aan te moedig.
  • “Persoon” beteken 'n natuurlike of regspersoon.
  • “Persoonlike Inligting” beteken inligting met betrekking tot 'n identifiseerbare Persoon soos omskryf in artikel 1 van POPIA.
  • “Spesiale Persoonlike Inligting” beteken Persoonlike Inligting soos uiteen gesit in Artikel 26 van POPIA.
  • “Verwerking” of “Verwerk” beteken, sonder beperking, die versameling, gebruik, berging, variasie, samesmelting, skakeling, verspreiding en vernietiging van Persoonlike Inligting en "Verdere Verwerking" sal 'n soortgelyke betekenis hê, maar sal slegs plaasvind na die aanvanklike Verwerking van Persoonlike Inligting.
  • “Wet” beteken enige algemene toepassingsreg en sluit die gemenereg, die Grondwet, enige ander wet, besluit, verdrag, regulasie, voorskrif, ordonnansie, verordening, bevel of enige ander verordening van wetgewende maatreëls (insluitend plaaslike en provinsiale regerings), statutêre of regulerende liggaam wat die reg van krag het.
    
  • Waar daar in hierdie Beleid verwys word na "behoorlik gemagtigde verteenwoordiger", "agent" of "gevolmagtigde", moet sodanige magtiging skriftelik wees en, waar van toepassing, aan die vereistes van Artikel 1 van die Wet op die Finansiële Intelligensiesentrum 38 van 2001 en die Wet op Verbruikersbeskerming 68 van 2008 en die gepaardgaande regulasies of enige ander toepaslike Wet na gelang van die geval voldoen.

• INLEIDING

  • Die BKB Groep is toegewy daartoe om sy kliënte, werknemers en alle ander belanghebbendes na die beste van sy vermoë te bedien en sodoende hul Persoonlike Inligting te beskerm. Hierdie Beleid is daarop gemik om daardie doel te bereik en om die wettige Verwerking van Persoonlike Inligting te verseker.
  • Hierdie Beleid is van toepassing op enige Persoon wat handel dryf met of in diens van die BKB Groep is. Om verdere uitvoering daaraan te gee, word hierdie Beleid opgeneem deur verwysing in enige ooreenkoms, handel of transaksie tussen die Datasubjek en die BKB Groep ten opsigte waarvan Persoonlike Inligting aan die BKB Groep verskaf of deur die BKB Groep versamel word of andersins verwerk word.
  • Dit is belangrik dat die Datasubjek om homself/haarself bekend maak met die inhoud hiervan ten einde voldoende ingelig te wees oor waarom en hoe hul Persoonlike Inligting Verwerk word en hul regte onder POPIA.
  • Die BKB Groep het Inligtingsbeamptes behoorlik aangestel soos voorgeskryf deur POPIA. Die kontakbesonderhede van die Inligtingsbeamptes word in Skedule 2 hiertoe uiteengesit.

• TOESTEMMING VIR DIE VERWERKING VAN PERSOONLIKE INLIGTING

  • Die BKB Groep sal nie Persoonlike Inligting Verwerk sonder die toestemming van die Datasubjek nie, hetsy persoonlik of namens hom/haar/sy deur 'n behoorlik gemagtigde verteenwoordiger of gevolmagtigde, behalwe waar die Verwerking van sodanige Persoonlike Inligting deur die Wet vereis word.
  • Die verskaffing van Persoonlike Inligting is vrywillig, tensy wetgewing die verskaffing van sodanige inligting vereis.
  • Die BKB Groep vereis dat die Datasubjek spesifieke Persoonlike Inligting moet verskaf om, onder meer, sakefunksies te verrig, die belange van kliënte te dien, dienste te lewer, produkte te verkoop en die terme van kontrakte uit te voer.
  • Die BKB Groep erken die reg van 'n Datasubjek om beswaar te maak teen die Verwerking van Persoonlike Inligting.
  • Alhoewel die BKB Groep die reg van 'n Datasubjek erken om beswaar te maak teen die Verwerking van Persoonlike Inligting, behou die BKB Groep die reg voor om sy dienste of produkte te onttrek of te weier, indien 'n Datasubjek onredelik weier om in te stem tot die Verwerking van Persoonlike Inligting. 

• VERSAMELING VAN PERSOONLIKE INLIGTING

  Die BKB Groep versamel Persoonlike Inligting direk van Datasubjekte, behalwe waar:

  • Persoonlike Inligting verskaf word deur 'n behoorlik gemagtigde gevolmagtigde of gemagtigde agent van die Datasubjek;
  • die Datasubjek ingestem het dat Persoonlike Inligting vanaf derde partye versamel mag word;
  • die insameling daarvan vanaf derde partye vereis word volgens Wet of deel vorm van 'n openbare rekord.

• KLASSIFIKASIE VAN PERSOONLIKE INLIGTING VERWERK

  • Die volgende Persoonlike Inligting word deur die BKB Groep Verwerk:
  • inligting wat individue of regsinstansies identifiseer, insluitend maar nie beperk tot: name en vanne, identifikasie- of registrasienommers, belastingnommers, BTW-nommers, paspoortnommers, geslag, ouderdom, huwelikstatus, diensinligting, woon- of besigheidsadres, nasionaliteit, burgerskap, huistaal, voorkeur kommunikasietaal of sodanige ander Persoonlike Inligting wat nodig mag wees om 'n sakeverhouding met die Datasubjek aan te gaan.
  • finansiële inligting, insluitend, maar nie beperk nie tot die Datasubjek se finansiële instansie, bankrekeningnommer, takkode, salaris/inkomste, kredietrekord of sodanige ander finansiële inligting wat nodig is om uitvoering aan 'n transaksie te gee.
  • kontakinligting, insluitend, maar nie beperk nie tot die fisiese adresse, elektroniese posadresse, faksnommers, telefoonnommers, selfoonnommers, posadresse of sodanige ander kontakinligting wat nodig is om die besigheidsverhouding tussen die BKB Groep en die Datasubjek te handhaaf.
  • Die BKB Groep sal geen Spesiale Persoonlike Inligting soos gedefinieer deur POPIA Verwerk sonder die toestemming van die Datasubjek nie, tensy dit deur die Wet vereis word of andersins geregverdig is ingevolge POPIA.

• DOEL VAN VERWERKING VAN PERSOONLIKE INLIGTING

  Die BKB Groep Verwerk Persoonlike Inligting vir die volgende doeleindes, afhangende van die aard van die omgang met die Datasubjek:

  • aansoeke vir kredietfasiliteite/voorskotte;
  • aansoeke vir indiensneming;
  • aansoeke deur goedere- en diensverskaffers;
  • assessering van B-BBEE-status;
  • veilingregistrasie en mandate;
  • sluiting van kontrakte;
  • skepping en instandhouding van kliënte-databasisse;
  • direkte en indirekte bemarking;
  • menslike hulpbrondoeleindes;
  • wetlike nakoming van Wette en regulasies;
  • instandhouding van maatskappye se sekuriteitsregisters;
  • sluiting van sekuriteitsdokumente (effekte, borgskappe, sessies, ens.);
  • borgskappe;
  • kleinhandel; of
  • vir enige aangeleentheid wat nodig is of gepaard gaan met die effektiewe prestasie van die BKB Groep om uitvoering te gee aan bogenoemde aangeleenthede.

• DEEL VAN PERSOONLIKE INLIGTING MET DERDE PARTYE

  • Die BKB Groep sal nie die Persoonlike Inligting van 'n Datasubjek deel tensy die Datasubjek daartoe ingestem het nie, behalwe waar die deel van Persoonlike Inligting deur die Wet vereis word.
  • Die BKB Groep sal redelike maatreëls tref om die vertroulikheid van Persoonlike Inligting te verseker wat met derde partye gedeel word en om te verseker dat derde partye Persoonlike Inligting wettig Verwerk soos voorgeskryf deur POPIA.
  • Nieteenstaande klousule 7.2 hierbo en hoewel die BKB Groep poog om redelike stappe te neem soos hierbo uiteengesit, kan dit nie die regmatige Verwerking van Persoonlike Inligting deur derde partye met wie die Persoonlike Inligting van die Datasubjek gedeel word verseker nie.
  • Die Persoonlike Inligting van die Datasubjek sal binne die BKB Groep Verwerk word deur opgeleide werknemers binne die omvang van hul diens indie BKB Groep.

• WIE ONTVANG PERSOONLIKE INLIGTING?

  • Die BKB Groep deel of Verwerk Persoonlike Inligting van die Datasubjek met verskillende derde partye in die uitvoering van sy sakebedrywighede. Die BKB Groep Vewerk of deel die Persoonlike Inligting met:
    • diensverskaffers
    • voorraad verskaffers;
    • werknemers binne die bestek van hul diens;
    • regulerende owerhede of administratiewe liggame ingestel deur die Wet;
    • bedryfsliggame of –verenigings, waar nodig;
    • ons ouditeure;
    • partye by multilaterale kontrakte waarvan die Datasubjek 'n party is;
    • buitelandse regulerende liggame in die geval van transaksies wat plaasvind oor die landsgrens; en
    • maatskappye binne die BKB Groep soos gelys in Bylae 1.
  • Die geval van datadeling of Verwerking in terme van klousule 8.1.9 hierbo sal tipies plaasvind wanneer die Datasubjek met meer as een entiteit binne die BKB Groep besigheid doen. 'n Datasubjek kan byvoorbeeld aansoek doen vir 'n kredietfasiliteit by BKB Agrifin en lewende hawe deur BKBLouwid aankoop, of graan by Grainco aflewer. Om hierdie transaksies te vergemaklik, is dit tipies dat Persoonlike Inligting binne die BKB Groep gedeel word.

• DEEL VAN PERSOONLIKE INLIGTING MET DERDYE PARTYE BUITE DIE LANDSGRENSE

  • Die BKB Groep mag van tyd tot tyd Persoonlike Inligting van ‘n Datasubjek deel met derde partye geleë buite buite die landsgrense genoodsaak deur die omvang en normale verloop van sy besigheid en bedrywighede.
  • Die BKB Groep sal poog om die deel van Persoonlike Inligting oor nasionale grense slegs te laat geskied indien die ontvangende derde party in 'n ontvangende land onderhewig is aan Wette of andersins wettig bindende reëls of ooreenkomste het wat voldoende beskermingsmaatreëls bied vir die redelike Verwerking van Persoonlike Inligting van 'n soortgelyke aard as die voorwaardes vir wettige Verwerking vervat in POPIA.
  • Waar dit redelikerwys moontlik is, sal die BKB Groep die toestemming van die Datasubjek verkry voordat Persoonlike Inligting met derde partye buite die landsgrendse gedeel word.

• VARIASIE, OPDATERING EN OPNAME VAN PERSOONLIKE INLIGTING

  • Die BKB Groep stoor Persoonlike Inligting wat versamel is van Datasubjekte in harde kopie of elektroniese formaat.
  • Persoonlike Inligting kan tot tien (10) jaar gestoor word, behalwe in gevalle waar langer bewaring daarvan deur die Wet vereis word of as die Datasubjek 'n aktiewe rekening by die BKB Groep het of andersins daartoe ingestem het.
  • Sekere finansiële- en transaksie inligting wat Persoonlike Inligting van die Datasubjek bevat, word gestoor vir 'n tydperk soos deur die Wet bepaal.
  • Alhoewel die BKB Groep maatreëls tref om die Persoonlike inligting van die Datasubjek te verifieer, is dit die Datasubjek se gesamentlike verantwoordelikheid om enige verandering in Persoonlike Inligting of foute ten opsigte van sy/haar Persoonlike Inligting onder die aandag van die BKB Groep te bring. Dit kan gedoen word deur die betrokke Inligtingsbeampte te kontak.

• VEILIGHEID VAN PERSOONLIKE INLIGTING

  • Die BKB Groep is toegewy tot die instelling van voldoende veiligheidsmaatreëls ten tye van die Verwerking van Persoonlike Inligting in beide harde kopie en elektroniese/digitale formaat ten einde te voorkom dat enige kompromie ten opsigte van Persoonlike Inligting van die Datasubjek onder sy beheer plaasvind.
  • Waar Persoonlike Inligting in harde kopie Verwerk word, stoor die BKB Groep, vir sover dit redelik uitvoerbaar is, die Persoonlike Inligting in beveiligde kantoorruimtes of geboue met een, meer of al die volgende veiligheidskenmerke, insluitend maar nie beperk tot:
    • geslote geboue/kantoorruimtes met ander veiligheidskenmerke;
    • geslote liasseerkabinette;
    • SABS-tipe goedgekeurde kluise.
  • Waar Persoonlike Inligting in elektroniese formaat Verwerk word, poog die BKB Groep om kuberveiligheidsmaatreëls toe te pas wat die integriteit van data wat Persoonlike Inligting bevat te beskerm en ongemagtigde toegang daartoe te voorkom, insluitend die volgende:
    • indiensneming en kontraktering van spesialiste in inligtingstegnologie;
    • gespesialiseerde sagteware wat gemik is op die voorkoming van inbraak, virusse, ander vorme van wanware en kuberbedreigings;
    • enkripsie van programme en data wat Persoonlike Inligting bevat.
  • Alhoewel die BKB Groep redelike stappe neem om die veiligheid en integriteit van Persoonlike Inligting te verseker, is die bestaande stelsels nie immuun teen gevare nie. In ‘n geval waar Persoonlike Inligting in gedrang kom, onderneem die BKB Groep om die Datasubjek en die inligtingreguleerder in kennis te stel van sodanige oortreding in ooreenstemming met POPIA.

• REG VAN TOEGANG

  • Die Datasubjek het die reg om te verneem of die BKB Groep oor enige van sy/haar Persoonlike Inligting beskik en, indien wel, hoe toegang tot die voorgenoemde Persoonlike Inligting verkry is.
  • Die Datasubjek kan sy/haar reg op toegang uitoefen deur die prosedure te volg soos uiteengesit in Deel V van die BKB Groep se “Versoek tot Toegang tot Informasie Handleiding” wat gevind kan word op hul webtuiste by www.bkb.co.za.

• GEBRUIK VAN WEBTUISTE

  • Die Beleid is van toepassing op alle besoekers en gebruikers van die BKB Groep se webtuistes.
  • Benewens die Persoonlike Inligting wat in klousule 5 hierbo Verwerk word, Verwerk die BKB Groep sekere tegniese inligting van besoekers en gebruikers van sy webtuistes en/of hul toestelle gebaseer op die interaksie van die Datasubjek met sodanige webtuistes. Dit sluit in, maar is nie beperk tot IP-adresse, internetinligting, tydsone-instellings, ligging en webblaaier inligting.
  • Deur die webtuistes van die BKB Groep te besoek en/of andersins te gebruik, stem die Datasubjek in dat voormelde tegniese en ander Persoonlike Inligting van interaksies met sy webtuistes Verwerk mag word.
  • Die BKB Groep maak gebruik van “cookies” waarmee die Datasubjek geïdentifiseer kan word wanneer hy/sy weer sy webtuistes besoek en hul voorkeure opneem in interaksie met sy webtuistes. “Cookies” kan deur die Datasubjek van die hand gewys word deur die nodige stellings in die webblaaier van die Datasubjek se selekteer.

• DIREKTE BEMARKING

  • Waar die Datasubjek daartoe ingestem het, Verwerk die BKB Groep Persoonlike Inligting vir direkte bemarking.
  • Die Datasubjek kan direkte bemarking weier, toestemming onttrek of die ontvangs van direkte bemarkingskommunikasie later van die hand wys deur die betrokke Inligtingsbeampte (per e-pos of telefonies) te kontak.
  • Direkte bemarking soos hierbo uiteengesit het slegs betrekking op direkte bemarking wat elektronies geskied.

• KLAGTES

  • Die BKB Groep neem die belange van sy kliënte en werknemers ernstig op en respekteer hul data-privaatheid. Indien die Datasubjek enige bekommernisse, probleme of klagtes het ten opsigte van die Verwerking van Persoonlike Inligting, kan die betrokke Inligtingsbeampte of die inligtingsreguleerder gekontak word.
  • Die kontakbesonderhede van die Inligtingsbeamptes word in Bylae 2 hiertoe uiteengesit.
  • Die kontakbesonderhede van die Inligtingsreguleerder is soos volg:

Fisiese adres: JD House

Stiemensstraat 27

Braamfontein

Johannesburg

2001

Posadres: Posbus  31533

Braamfontein

Johannesburg

2017

E-pos (klagtes): complaints.IR@justice.gov.za

E-pos (Algemene navrae): inforeg@justice.gov.za

• ALGEMEEN

  • Hierdie Beleid vir die beskerming van Persoonlike Inligting is onmiddellik van krag.
  • Die BKB Groep behou die reg voor om die Beleid te enige tyd te wysig.

BYLAE 1: BEDRYFSEENHEDE EN AFFILIATE

A - BKB BEPERK – INTERNE AFDELINGS

1. Agrifin 
2. Korporatiewe Dienste
3. Kredietbeheer
4. Finansies en Administrasie
5. Menslike Hulpbronne
6. Inligting, Tegnologie en Kommunikasie
7. Lewende Hawe en Afslaers
8. Eiendomme: Verkope en Verhuring
9. Openbare Betrekkinge en Bemarking
10. Handel
11. Wol en Bokhaar
12. Graan
13. Suiker
14. Vrugte

B - BKB BEPERK –FILIAAL MAATSKAPPYE

1. Pakhouse Brands (Edms) Bpk
   
2. Grainco Group Holdings (Edms) Bpk
   
   1. Grainco (Edms) Bpk
   2. Gritco Properties (Edms) Bpk
   3. AlphaAlpha (Edms) Bpk
3. Pakhouse Fruits Holdings (Edms) Bpk
   1. Desert Raisins (Edms) Bpk
4. Atlanta Sugar (Edms) Bpk
   1. Atlanta Sugar SA (Edms) Bpk
   2. Atlanta Investments (Edms) Bpk
      1. Atlanta Products (Edms) Bpk
      2. Oceanic Swaziland (Edms) Bpk
5. BKB Louwid (Edms) Bpk
6. BKB Van Wyk (Edms) Bpk
7. Hoeveld Veilingsentrum (Edms) Bpk
8. Home & Hectare (Edms) Bpk
9. BKB Wool & Mohair Exchange NPC 
10. BKB Shearing (Edms) Bpk
11. Lihoai Consultancy (Edms) Bpk
12. Shift (Edms) Bpk
    1. RFID Experts Africa (Edms) Bpk
13. Anzomix (Edms) Bpk
    1. The House of Fibre (Edms) Bpk
14. BKB Distribution Centre (Edms) Bpk
15. BKB Fuels (Edms) Bpk
    

BYLAE 2: INLIGTINGSBEAMPTES

Die kontakinligting van die Inligtingsbeamptes wat gekontak moet word voordat hulle met die Hoof Inligtingsbeampte skakel, word hieronder uiteengesit:

 

Die Hoof Inligtingsbeampte is:

Johannette Oosthuizen

Tel: 041 503 3060

E-pos: jo.oosthuizen@bkb.co.za

 

BKB BEPERK - INTERNE SAKE-EENHEDE

Sake-eenheid	Inligtingsbeampte	Kontakinligting
Agrifin / Kredietbeheer	Henk Bosch	Tel: 041 503 3341 Epos: henk.bosch@bkb.co.za
Korporatiewe Dienste	Johannette Oosthuizen	Tel: 041 503 3060 Epos: jo.oosthuizen@bkb.co.za
Finansies en Administrasie	Jacques van Rooyen	Tel: 041 503 3303 Epos: jacques.vanrooyen@bkb.co.za
Menslike Hulpbronne	Karen Posthumus	Tel: 041 503 3026 Epos: karen.posthumus@bkb.co.za
Inligting, Kommunikasie en Tegnologie	Irene Grassow	Tel: 041 503 3201 Epos: irene.grassow@bkb.co.za
Lewende Hawe en Veilings Eiendomme: Verkope en Verhuring	Ernest Deyzel	Tel: 041 503 3320 Epos: ernest.deyzel@bkb.co.za
Openbare Betrekkinge en Bemarking	Jacobus Le Roux	Tel: 041 503 3003 Epos: jacobus.leroux@bkb.co.za
Kleinhandel	Riaan Vosloo	Tel: 041 503 3335 Epos: riaan.vosloo@bkb.co.za
Wol en Bokhaar	Wicus Botha	Tel: 041 503 3167 Epos: wicus.botha@bkb.co.za

  

BKB BEPERK – fillaal MAATSKAPPYE

Maatskappy	Inligtingsbeampte	Kontakinligting
Pakhouse Brands (Edms) Bpk Grainco Group (Edms) Bpk Grainco (Edms) Bpk Gritco Properties (Edms) Bpk AlphaAlfa (Edms) Bpk Pakhouse Fruit Holdings (Edms) Bpk Desert Raisins (Edms) Bpk Atlanta Sugar (Edms) Bpk Atlanta Sugar SA (Edms) Bpk Atlanta Investments (Edms) Bpk Atlanta Products (Edms) Bpk Oceanic Swaziland (Edms) Bpk	Adriaan Bezuidenhout	Tel: 021 807 8933 Epos: adriaan.bezuidenhout@grainco.co.za
BKB Louwid (Edms) Bpk BKB Van Wyk (Edms) Bpk Hoeveld Veilingsentrum (Edms) Bpk Home & Hectare (Edms) Bpk	Ernest Deyzel	Tel: 041 503 3320 Epos: ernest.deyzel@bkb.co.za
BKB Wool & Mohair Exchange NPC BKB Shearing (Edms) Bpk Lihoai Consultancy (Edms) Bpk Anzomix (Edms) Bpk The House of Fibre (Edms) Bpk	Wicus Botha	Tel: 041 503 3167 Epos: wicus.botha@bkb.co.za
Shift (Edms) Bpk RFID Experts Africa (Edms) Bpk	Ilana Joubert	Tel: 041 503 3015 Epos: ilana.joubert@bkb.co.za
BKB Distribution Centre BKB Fuels (Edms) Bpk	Riaan Vosloo	Tel: 041 503 3335 Epos: riaan.vosloo@bkb.co.za
BKB Pinnacle Fibres (Edms) Bpk	Christiaan van Niekerk	Tel: 041 503 3045 Epos: cvn@bkb.co.za